Leistungsbeschreibung: den eigenen Bedarf so aufschreiben, dass Angebote vergleichbar werden

Eine Leistungsbeschreibung legt fest, welches Ergebnis ein Auftragnehmer liefern soll, unter welchen Voraussetzungen und woran es geprüft wird. Für einen Betrieb ohne eigene IT-Abteilung ist sie vor allem ein Werkzeug der Vergabe: Nur wenn alle Anbieter dieselbe Beschreibung erhalten, lassen sich ihre Angebote sinnvoll vergleichen.

Die fünf Teile einer Leistungsbeschreibung

Eine brauchbare Beschreibung für ein Beratungs- oder Automatisierungsvorhaben beantwortet fünf Fragen:

1. Ausgangslage – welcher Ablauf betroffen ist, welche Programme beteiligt sind, woher die Daten kommen.
2. Ergebnis – was nach Abschluss anders ist, in Sätzen und nicht in Schlagworten.
3. Abgrenzung – was ausdrücklich nicht dazugehört, etwa die Bereinigung alter Kundendaten oder die Schulung aller Mitarbeiter.
4. Prüfkriterien – woran bei der Abnahme festgestellt wird, dass das Ergebnis erreicht ist.
5. Mitwirkung – was der Betrieb beisteuert: Zugänge, Beispieldaten, eine Ansprechperson, Zeit für Rückfragen.

Die Abgrenzung wird am häufigsten vergessen und verursacht später die meisten Nachträge. Ein einziger Satz wie „Altdaten werden nicht bereinigt“ erspart beiden Seiten eine lange Diskussion.

Ausgangslage: beschreiben, was heute passiert

Der schwierigste Teil für Nicht-Techniker ist nicht das Ziel, sondern der Ist-Zustand. Hilfreich ist, einen einzelnen Vorgang von Anfang bis Ende zu verfolgen: Eine Bestellung kommt per E-Mail, jemand druckt sie aus, tippt Artikel und Menge in die Warenwirtschaft, legt den Ausdruck in einen Ordner und schickt eine Bestätigung. Jeder dieser Schritte gehört aufgeschrieben, zusammen mit dem Programm, in dem er passiert, und der Person, die ihn erledigt.

Dazu gehören Beispiele: einige echte Bestellungen, ausdrücklich auch die unangenehmen – handschriftlich ergänzt, mit falscher Artikelnummer, als Foto statt als Datei. Wie ein Ablauf strukturiert festgehalten wird, erklärt der Beitrag Prozessdokumentation; wo dabei Daten von Hand übertragen werden, der Beitrag Medienbruch.

Prüfkriterien, die zwei Menschen gleich lesen

Ein Prüfkriterium taugt, wenn zwei Menschen, die es unabhängig lesen, beim selben Vorgang zum selben Urteil kommen. „Bestellungen werden zuverlässig erfasst“ scheitert an diesem Test. „Jede Bestellung, die als PDF im Postfach eingeht, erscheint mit Kunde, Artikelnummer und Menge als Auftrag in der Warenwirtschaft; Bestellungen mit unbekannter Artikelnummer stehen mit Hinweis in der Nacharbeitsliste“ besteht ihn.

Gute Kriterien benennen auch, was mit Ausnahmen geschieht. Ein Ablauf, der unklare Fälle sichtbar an einen Menschen weitergibt, ist brauchbar; einer, der rät, ist es nicht – selbst wenn er meistens richtig liegt. Und sie nennen die Daten, an denen geprüft wird, damit niemand am Ende mit ausgesuchten Musterfällen argumentiert.

Eine Leistungsbeschreibung ohne technische Vorkenntnisse schreiben

Technische Details muss der Betrieb nicht liefern. Welche Schnittstelle genutzt wird oder ob eine Aufgabe mit einer Regel oder mit KI gelöst wird, ist Sache des Anbieters und gehört in dessen Angebot. Der Betrieb beschreibt, was fachlich passieren soll und woran er es erkennt. Wer unsicher ist, beginnt mit einer Tabelle: eine Zeile je Schritt, Spalten für Auslöser, Tätigkeit, Programm, Person und typische Probleme.

Fehlt die Zeit oder das Wissen, um den Ist-Zustand selbst aufzuschreiben, ist genau das ein sinnvoller erster Auftrag: eine Bestandsaufnahme mit vereinbartem Inhalt, deren Ergebnis die Grundlage für alle weiteren Angebote bildet.

Woran Beschreibungen scheitern

• Lösung statt Aufgabe. „Wir brauchen einen KI-Chatbot“ legt die Technik fest, bevor klar ist, welches Problem gelöst werden soll.
• Nur der Normalfall. Ausnahmen machen im Betrieb oft den größten Teil der Handarbeit aus. Fehlen sie in der Beschreibung, fehlen sie im Ergebnis.
• Kein Wort zur Mitwirkung. Bleibt offen, wer Testdaten liefert und Fragen beantwortet, kalkuliert jeder Anbieter diese Unsicherheit anders ein.
• Jedem Anbieter eine andere Fassung. Wer im Gespräch nachschärft, schickt die Ergänzung am besten allen Anbietern, sonst vergleicht er am Ende Unvergleichbares.

Wie wir mit Beschreibungen umgehen

Erhalten wir eine Beschreibung, lesen wir sie gegen echte Beispielvorgänge und melden Lücken, bevor wir ein Angebot abgeben. Fehlt sie, schlagen wir als ersten Schritt eine Bestandsaufnahme vor, deren Ergebnis die Grundlage für ein prüfbares Angebot bildet. Wie das im Betrieb abläuft, beschreibt die Seite KI-Consulting.