Festpreis oder Tagessatz: welches Preismodell zu welcher Phase eines Vorhabens passt

Ein Festpreis ist eine vorab vereinbarte Vergütung für ein beschriebenes Ergebnis, ein Tagessatz vergütet die tatsächlich eingesetzte Arbeitszeit. Welches Modell passt, hängt weniger vom Anbieter ab als vom Stand des Vorhabens: davon, wie genau Aufgabe, Datenlage und Prüfkriterien schon bekannt sind.

Festpreis und Tagessatz: wer welches Risiko trägt

Beim Pauschalangebot trägt der Auftragnehmer das Mengenrisiko. Braucht er mehr Zeit als kalkuliert, geht das zu seinen Lasten. Dafür ist der Umfang eng begrenzt: Was nicht beschrieben ist, gehört nicht dazu, und jede Erweiterung wird als Nachtrag verhandelt. Bei der Abrechnung nach Aufwand trägt der Auftraggeber das Mengenrisiko, gewinnt aber Beweglichkeit – er kann die Richtung ändern, ohne jedes Mal neu zu verhandeln.

Keines der beiden Modelle ist grundsätzlich günstiger. Eine Pauschale enthält immer einen Anteil für das übernommene Risiko, ein Aufwandsauftrag ohne Obergrenze kann teurer werden als geplant. Entscheidend ist, welches Risiko sich bei der konkreten Aufgabe überhaupt einschätzen lässt.

Welche Phase welches Modell verlangt

Ein Digitalisierungsvorhaben in einem Betrieb ohne eigene IT-Abteilung durchläuft meist drei Phasen, und sie vertragen unterschiedliche Preismodelle:

• Bestandsaufnahme. Welche Abläufe es gibt, wo Daten von Hand übertragen werden und welche Programme beteiligt sind, ist noch unklar. Wird der Inhalt des Ergebnisses genau beschrieben – etwa eine Übersicht der Abläufe im Einkauf mit einer Empfehlung je Ablauf –, ist eine Pauschale möglich. Bleibt die Frage offen, passt die Abrechnung nach Aufwand besser.
• Umsetzung eines Ablaufs. Nach der Analyse sind Ausgangslage, Daten und Kriterien bekannt. Jetzt lässt sich das Ergebnis als Werkvertrag mit pauschaler Vergütung beschreiben und bei der Abnahme prüfen.
• Neue Anforderungen nach dem Start. Weitere Sonderfälle, geänderte Formulare, ein zusätzlicher Ablauf: Sobald sie sich beschreiben lassen, werden sie wieder als eigenes, prüfbares Stück vergeben, statt stillschweigend in den laufenden Umfang zu wandern.

Die Reihenfolge schützt beide Seiten. Wer mit einer beschriebenen Analyse beginnt, entscheidet über die Umsetzung erst, wenn er weiß, was sie umfasst, und kann das spätere Angebot mit dem Ergebnis der Analyse vergleichen.

Was ein belastbarer Festpreis voraussetzt

Eine Pauschale ist nur so belastbar wie die Beschreibung, auf der sie beruht. Vor einem seriösen Angebot sollten feststehen:

• die beteiligten Programme und die Art des Zugriffs auf ihre Daten;
• eine Stichprobe echter Vorgänge, einschließlich der unangenehmen Ausnahmen;
• die Kriterien, an denen das Ergebnis geprüft wird, in eindeutigen Sätzen;
• die Mitwirkung des Betriebs: wer Fragen beantwortet, wer prüft, wer freigibt.

Fehlen diese Angaben, rechnet der Anbieter entweder einen hohen Sicherheitsanteil ein oder bleibt vage. Die Unklarheit verschwindet dadurch nicht, sie kehrt später als Streit über Nachträge zurück. Wie eine tragfähige Beschreibung entsteht, erklärt die Leistungsbeschreibung.

Typische Fehler bei der Wahl

• Pauschale für eine offene Frage. „Wir wollen KI einsetzen“ lässt sich nicht pauschal bepreisen. Wer es trotzdem verlangt, bekommt ein Angebot, das entweder großzügig kalkuliert ist oder den Inhalt so klein schneidet, dass am Ende wenig übrig bleibt.
• Aufwand ohne Obergrenze und Zwischenstand. Die Rechnung wächst, und niemand kann sagen, wofür. Eine Obergrenze, an der gemeinsam entschieden wird, ob weitergearbeitet wird, gehört in jeden Aufwandsauftrag.
• Änderungen ohne Nachtrag. Ein am Telefon zugesagter Sonderfall ist im pauschalen Umfang nicht enthalten. Wird er nicht schriftlich ergänzt, streiten später beide darüber, ob er bezahlt ist.
• Ein Modell für alles. Analyse und Umsetzung in einen einzigen Auftrag zu packen, zwingt dazu, das Unbekannte zu schätzen. Getrennte Stücke machen jedes Modell ehrlicher.

Wie wir Angebote bepreisen

Wir bepreisen nach Phase: offene Fragen nach Tagessatz mit Obergrenze und schriftlichem Stand, beschriebene Abläufe als Werk mit pauschaler Vergütung und Abnahmekriterien. Der Zeitrahmen steht im Angebot, ebenso das, was ausdrücklich nicht dazugehört. Wie wir mit einer Bestandsaufnahme beginnen, bevor ein Umsetzungsangebot entsteht, beschreibt die Seite KI-Consulting.