Digitalisierung Mittelstand: vom Abtippen zum erprobten Ablauf – auch ohne eigene IT-Abteilung
Digitalisierung Mittelstand beginnt in einem Betrieb ohne eigene IT-Abteilung nicht mit neuer Software, sondern bei der Stelle, an der heute jemand Angaben aus einer E-Mail, einem Zettel oder einem Telefonat von Hand ins System überträgt. Diese Stelle beschreiben wir, prüfen sie an Ihren echten Vorgängen und ersetzen sie durch Prozessautomatisierung, die nach vereinbarten Kriterien abgenommen wird.
Gedacht ist das für Inhaber und Geschäftsführer, bei denen ein Kollege die IT neben seiner eigentlichen Arbeit betreut. Nicht jede Stelle braucht eine Automatik: Reichen Ordnung in den Daten oder eine Funktion, die Ihr Programm schon hat, sagen wir das und bauen nichts. Es gilt deutsches Recht; Personendaten verarbeiten wir nach DSGVO auf eigenen Servern bei Hetzner in Deutschland und der EU.
Für wen
- Anfragen kommen per E-Mail, als Foto vom Lieferschein und am Telefon herein; ins Warenwirtschaftssystem trägt sie am Ende eine einzige Kollegin von Hand ein.
- Kunden, Preise und Bestände stehen in mehreren Excel-Listen, und vor jeder Entscheidung fragt jemand, welche Datei gilt.
- Den Weg vom Angebot bis zur Lieferung kennt im Detail ein Mitarbeiter; ist er im Urlaub, bleiben Vorgänge liegen.
- Ein Digitalisierungsprojekt wurde schon einmal angeschoben und ist an der Frage hängen geblieben, womit man anfangen soll.
Was Sie bekommen
Ablauf aufschreiben, bevor etwas gebaut wird
Wir halten fest, wie ein Vorgang tatsächlich läuft: wer ihn anstößt, aus welchem Kanal die Angaben kommen, in welche Liste sie wandern, wo geschätzt wird. Heraus kommt eine Prozessbeschreibung, die auch trägt, wenn die Person fehlt, die den Ablauf bisher im Kopf hatte.
Digitalisierung Mittelstand: zuerst Ordnung in den Stammdaten
Eine Automatik arbeitet nur so sauber wie die Daten, die sie bekommt. In einem Projekt standen dieselben Lieferanten in 138 Schreibweisen im Bestand; zusammengeführt waren es 75, und 1 922 Positionen wurden dadurch erst nutzbar. Manchmal endet die Arbeit genau hier.
Medienbruch schließen: vom Eingang bis ins System
Postfach und Formulare werden ausgelesen, verstreute Excel-Listen weichen einer gemeinsamen Datenbasis, vorhandene Programme bleiben und werden über ihre Schnittstellen angebunden. Die Technik: TypeScript, Node.js, PostgreSQL – und über 180 Systeme im eigenen Werkzeugkasten als Grundlage.
Bestände und Kassen ohne Eintippen
Zwei anonymisierte Beispiele: Die Daten von 8 Kassen kommen täglich ohne manuelle Eingabe herein, abgeglichen auf den Cent; 93 Lagerpositionen werden geführt, ohne dass jemand Bestände nachträgt. Abweichungen stehen auf einer Liste, die morgens jemand in Ihrem Haus durchgeht.
Von der Bestandsaufnahme zum abgenommenen Ablauf
Gespräch über die Stelle, die heute hakt
Rund zwanzig Minuten zu Ziel, Stand und Engpass, vorgeführt an laufenden Systemen mit Beispieldaten. Danach ist klar, welcher Vorgang zuerst beschrieben wird – oder dass Ihr Anliegen keine Automatisierung braucht.
Bestandsaufnahme und Angebot mit Abnahmekriterien
An einer Stichprobe echter Fälle prüfen wir, wo Handarbeit wegfallen kann und wo sie bleibt. Daraus entsteht das Angebot: welche Schritte automatisiert werden, woran die Abnahme gemessen wird, Vertragsform, Preismodell und Zeitrahmen.
Digitalisierung Mittelstand im Schattenbetrieb erproben
Der neue Ablauf läuft zuerst still neben der bisherigen Handarbeit und schreibt nichts in Ihre Programme. Seine Ergebnisse liegen neben dem, was Ihre Leute eingetragen haben; in Ihre Programme schreiben darf er erst, wenn kein Unterschied mehr ungeklärt ist – auch keiner, bei dem die alte Liste irrte.
Abnahme und Übergabe an Ihren Betrieb
Eingeschaltet wird Schritt für Schritt; die Abnahme misst an dem, was im Angebot steht. Zur Übergabe gehören Prozessbeschreibung, Zugänge und eine Einweisung für die Person, die den Ablauf künftig im Blick behält, dazu eine Notfallanleitung für den Betrieb von Hand.
Abnahme statt Versprechen
Was abgenommen wird, legen wir mit Ihnen fest und schreiben es ins Angebot, bevor gebaut wird: welche Vorgänge ohne Abtippen durchlaufen, welche Unterschiede zur Handarbeit begründet sein müssen, wer Ausnahmen sieht. Die Lieferung kommt in Teilen, und jeder Teil wird einzeln geprüft. Repository und Zugänge können Sie während des Projekts einsehen; mit vollständiger Bezahlung erhalten Sie die Nutzungsrechte an dem Code, den wir eigens für Ihre Abläufe schreiben. Wer bei uns woran arbeitet, steuert unsere Projektleitung.
Bevor Sie Listen, Belege oder Kundendaten zeigen, unterzeichnen beide Seiten eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung. Verarbeiten wir dabei für Sie personenbezogene Daten, kommt ein Auftragsverarbeitungsvertrag hinzu; technische Maßnahmen, Subunternehmer und die Angaben, die ein Sprachmodell zu sehen bekommt, stehen im Angebot.
Für die Bestandsaufnahme gilt ein Dienstvertrag nach Tagessatz; geliefert werden die darin vereinbarten Unterlagen. Gebaut wird im Werkvertrag zum Festpreis, abgenommen nach den Kriterien. Ein weiterer Ablauf ist später ein neuer Auftrag mit eigenem Umfang und eigener Abnahme.
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Was Betriebe ohne IT-Abteilung vorab fragen
Wo fängt man mit der Digitalisierung im Mittelstand an?
Bei dem Vorgang, der am häufigsten von Hand zwischen Kanal und System übertragen wird, nicht bei der größten Softwareentscheidung. Ist dieser eine Weg beschrieben und erprobt, zeigt sich an echten Fällen, was eine Automatik bringt. Über den nächsten Schritt entscheiden Sie danach.
Brauchen wir für Prozessautomatisierung eine eigene IT-Abteilung?
Nein. Wo der Ablauf betrieben wird – auf unseren Servern, auf Ihren oder gemischt –, regelt der Vertrag. Im Betrieb braucht es eine Person, die Ausnahmen liest und entscheidet; programmieren muss sie nicht.
Was kostet Digitalisierung im Mittelstand?
Eine belastbare Antwort gibt es erst nach dem Blick in den Vorgang: wie viele Programme beteiligt sind, wie es um die Daten steht, ob Schnittstellen vorhanden sind. Die Bestandsaufnahme läuft nach Tagessatz, die Umsetzung zum Festpreis; beides steht begründet im Angebot.
Wie kann man Excel-Listen ablösen?
Zuerst klären wir, wer welche Liste pflegt und welche Spalten gebraucht werden. Danach entsteht eine gemeinsame Datenbasis, in die Eingänge direkt geschrieben werden; Auswertungen lesen nur noch aus ihr. Wer weiter in Excel schauen möchte, bekommt einen Export – keine zweite Wahrheit.
Wo werden bei Ihnen Daten noch von Hand abgetippt?
Schreiben Sie uns, was am Ende da sein soll und welche Systeme beteiligt sind. Alles Weitere klären wir im Gespräch.